Peppol elektronische facturatie in België: garage gids 2026

Sinds 1 januari 2026 is elektronische facturatie via Peppol verplicht voor alle B2B-transacties in België. Als garage betekent dit dat elke factuur naar een bedrijf met BTW-nummer via het Peppol-netwerk moet verlopen. Geen PDF per e-mail meer, geen papier. In deze gids leggen we uit wat dit betekent en hoe je je garage aanpast.

Wat is Peppol precies?

Peppol (Pan-European Public Procurement Online) is een internationaal netwerk waarmee bedrijven gestructureerde elektronische facturen (UBL XML) kunnen uitwisselen. In plaats van een PDF via mail, gaat de factuur rechtstreeks van jouw boekhoudsysteem naar dat van je klant, in gestructureerd formaat. Geen OCR nodig, geen dataentry, geen verlies.

Wanneer is Peppol verplicht?

• Vanaf 1 januari 2026: alle B2B-facturen tussen Belgische bedrijven met BTW-nummer
• Niet voor B2C: particulieren (zonder BTW-nummer) krijgen nog steeds een PDF of papier
• Overheidsklanten (B2G): al verplicht sinds 2019

Wat als ik niet in orde ben?

Vanaf 2026 worden niet-conforme facturen fiscaal geweigerd. Concreet:

• Je klant kan de BTW niet aftrekken op een niet-Peppol factuur
• Boetes tot €5.000 per niet-conforme factuur
• Reputatieschade bij je B2B-klanten die zelf in orde moeten zijn

Hoe start je met Peppol?

Stap 1: Kies een Access Point

Je kan niet zelf direct op Peppol aansluiten — je hebt een Access Point (AP) nodig. De populairste in België zijn:

• Digiteal (Belgisch, lokale support)
• A-Cube (Italiaans, goede prijs)
• Basware, Tungsten (enterprise)

Stap 2: Registreer je BCE-nummer

Je access point registreert je Belgische BCE (ondernemingsnummer) in de Peppol SML-directory. Daarna kan elk ander Peppol-lid je identificeren als ontvanger/verzender.

Stap 3: Integreer met je facturatiesysteem

Je boekhoudsysteem moet UBL XML (Peppol BIS Billing 3.0 formaat) kunnen genereren. Moderne CMS zoals WebCarSolutions doen dit automatisch — je klikt gewoon op "verzenden" na het aanmaken van een factuur.

Stap 4: Test met een collega

Stuur je eerste testfactuur naar een bevriend bedrijf dat al op Peppol zit. Controleer of ze de factuur ontvangen en de XML correct parsen.

Concreet voorbeeld voor een garage

Je verkoopt een bestelwagen aan een bouwbedrijf (B2B). Proces:

1. Je maakt de factuur aan in je CMS met klant BCE-nummer
2. Het CMS detecteert het BTW-nummer → route = Peppol B2B
3. UBL XML wordt automatisch gegenereerd (InvoiceTypeCode 380, VAT category S, totaal TTC)
4. Je klikt op "Verzenden via Peppol"
5. Het AP (A-Cube of Digiteal) stuurt de XML via het Peppol-netwerk
6. Je klant ontvangt de factuur binnen de minuut in zijn boekhouding
7. Je krijgt een bevestiging: status = sent

En B2C dan?

Voor particulieren (klanten zonder BCE-nummer) blijft het oude systeem: PDF per email of papier. Peppol is alleen voor B2B verplicht. Een modern garage CMS detecteert automatisch het type klant en routeert de factuur naar het juiste kanaal.

Valkuilen om te vermijden

• Verkeerde VAT category code: gebruik S (standaard) voor gewone verkoop, O (niet onderworpen) voor winstmarge-regeling op tweedehandswagens
• Geen BCE-validatie: controleer of het klant-BCE bestaat in de BCE-database vóór verzending
• Geen testomgeving gebruiken: eerste keer testen in productie kan leiden tot onherroepelijke facturen
• XML handmatig aanmaken: laat je CMS dit doen, BIS 3.0 is complex

Conclusie

Peppol is in 2026 geen keuze meer — het is een wettelijke verplichting voor B2B. De goede nieuws: moderne garage CMS zoals WebCarSolutions handelen dit volledig automatisch af. Je moet je gewoon bewust zijn van het proces, de juiste VAT category kiezen, en zorgen dat je klantengegevens (BCE-nummer) correct zijn ingevuld.